Деловое письмо является важным документом в профессиональной коммуникации, обладающим юридической силой и фиксирующим факты, обязательства или договоренности между сторонами.
Содержание
Деловое письмо является важным документом в профессиональной коммуникации, обладающим юридической силой и фиксирующим факты, обязательства или договоренности между сторонами.
Обязательные реквизиты делового письма
| 1. | Шапка с реквизитами организации |
| 2. | Регистрационный номер и дата |
| 3. | Адресат (полное наименование) |
| 4. | Заголовок к тексту |
| 5. | Подпись ответственного лица |
Виды официальных писем
- Сопроводительные письма
- Письма-запросы
- Претензионные письма
- Гарантийные письма
- Информационные письма
Требования к оформлению
- Использование официального бланка организации
- Четкая структура текста
- Официально-деловой стиль изложения
- Отсутствие эмоциональных оценок
- Лаконичность и конкретность
Юридическая значимость письма
| Подпись | Должна быть собственноручной или электронной с ЭЦП |
| Регистрация | Присвоение входящего/исходящего номера |
| Отправка | Почтой с уведомлением или курьерской службой |
Особенности электронных писем
- Обязательное указание темы письма
- Использование корпоративной электронной подписи
- Прикрепление файлов в стандартных форматах
- Соответствие требованиям 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Сроки хранения писем
| Обычная переписка | 3 года |
| Письма с финансовыми обязательствами | 5 лет |
| Судебная переписка | 10 лет |
Важная информация
Официальное письмо приобретает полную юридическую силу только при правильном оформлении всех реквизитов. Особое внимание следует уделять точности формулировок, так как они могут иметь решающее значение при возможных спорах. Рекомендуется вести журнал регистрации всей исходящей и входящей корреспонденции.
