| 1. | Шапка с реквизитами организации |
| 2. | Регистрационный номер и дата |
| 3. | Адресат (полное наименование) |
| 4. | Заголовок к тексту |
| 5. | Подпись ответственного лица |
- Сопроводительные письма
- Письма-запросы
- Претензионные письма
- Гарантийные письма
- Информационные письма
- Использование официального бланка организации
- Четкая структура текста
- Официально-деловой стиль изложения
- Отсутствие эмоциональных оценок
- Лаконичность и конкретность
| Подпись | Должна быть собственноручной или электронной с ЭЦП |
| Регистрация | Присвоение входящего/исходящего номера |
| Отправка | Почтой с уведомлением или курьерской службой |
- Обязательное указание темы письма
- Использование корпоративной электронной подписи
- Прикрепление файлов в стандартных форматах
- Соответствие требованиям 63-ФЗ "Об электронной подписи"
| Обычная переписка | 3 года |
| Письма с финансовыми обязательствами | 5 лет |
| Судебная переписка | 10 лет |
Важная информация
Официальное письмо приобретает полную юридическую силу только при правильном оформлении всех реквизитов. Особое внимание следует уделять точности формулировок, так как они могут иметь решающее значение при возможных спорах. Рекомендуется вести журнал регистрации всей исходящей и входящей корреспонденции.
